وبلاگ فناوری و تکنولوژی روز
» هوش مصنوعی چگونه می‌تواند به بهبود رفاه کارکنان کمک کند؟
چگونه هوش مصنوعی بهره‌وری کارکنان را بهبود می‌بخشد
بهره‌وری کارکنان صرفاً به معنای سریع‌تر کار کردن نیست. در بسیاری از محیط‌های کاری، کارکنان زمان ارزشمند خود را صرف جابه‌جایی بین وظایف، جستجوی اطلاعات، بازنویسی اسناد، تهیه ارتباطات روتین و کشف چگونگی تبدیل یک ایده به یک محصول قابل استفاده می‌کنند.
ابزارهای هوش مصنوعی می‌توانند بخشی از این اصطکاک را کاهش دهند، اما کیفیت خروجی اغلب به کیفیت دستورالعمل بستگی دارد. یک درخواست مبهم ممکن است چیزی کلی تولید کند که هنوز نیاز به ویرایش گسترده دارد. یک دستورالعمل خوب طراحی شده می‌تواند زمینه، محدودیت‌ها و نتیجه مطلوب مورد نیاز برای تولید یک پیش‌نویس اولیه بسیار مفیدتر را به یک سیستم هوش مصنوعی ارائه دهد.
این باعث می‌شود هوش مصنوعی برای بهره‌وری کارکنان چیزی بیش از یک مهارت فنی باشد. آنها در حال تبدیل شدن به یک مهارت عملی در محل کار هستند که می‌تواند به کارمندان کمک کند تا اطلاعات را سازماندهی کنند، واضح‌تر ارتباط برقرار کنند و وظایف تکراری را با کارایی بیشتری انجام دهند.
هوش مصنوعی چگونه بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد؟
چگونه هوش مصنوعی به تیم‌ها کمک می‌کند تا هر روز کارهای بیشتری انجام دهند
هوش مصنوعی با حذف کارهای تکراری، حساس به زمان و اداری از دوش افراد، بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد. ابزارهای کاربردی هوش مصنوعی به جای جایگزینی قضاوت، مهارت و روابطی که کارمندان به یک کسب‌وکار می‌آورند، به آنها کمک می‌کنند تا زمان کمتری را صرف کارهای روزمره و زمان بیشتری را صرف کارهایی کنند که نیاز به ارتباط انسانی دارند. این کارها می‌تواند شامل خدمت‌رسانی به مشتریان، حل مشکلات غیرمعمول، تکمیل کارها، بهبود کیفیت و ایجاد روابط قوی‌تر با مشتری باشد.
برای کسب‌وکارهای خدماتی، بهره‌وری اغلب به دلیل اینکه کارکنان به جهات مختلفی کشیده می‌شوند، کاهش می‌یابد. یک تکنسین ممکن است در محل کار باشد که یک مشتری جدید با او تماس می‌گیرد. یک مدیر دفتر ممکن است در حال پاسخ دادن به همان سؤالات اساسی، به‌روزرسانی برنامه‌ها، ارسال یادآوری‌ها و پیگیری پیگیری‌ها باشد. یک مالک ممکن است عصرها را صرف مرتب‌سازی پیام‌ها از وب‌سایت، پیامک، ایمیل و کانال‌های اجتماعی کند. اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی می‌تواند بسیاری از این مراحل تکرارشونده را سازماندهی و مدیریت کند و به تیم کمک کند تا سریع‌تر پاسخ دهند و با ثبات بیشتری کار کنند.
بهترین استفاده از هوش مصنوعی صرفاً انجام کار بیشتر در زمان کمتر نیست. بلکه ایجاد فرآیندی روان‌تر از اولین درخواست مشتری تا رزرو، خدمات، پیگیری و بررسی درخواست‌ها است. وقتی کارهای روتین به طور قابل اعتمادی انجام شوند، کارکنان می‌توانند روی وظایفی که رضایت مشتری و رشد کسب و کار را به همراه دارد، تمرکز کنند.
خودکارسازی وظایف تکراری باعث صرفه‌جویی در وقت ارزشمند کارکنان می‌شود
یکی از واضح‌ترین راه‌هایی که هوش مصنوعی بهره‌وری کارکنان را بهبود می‌بخشد، از طریق اتوماسیون است. بسیاری از کارهای روزانه ضروری هستند، اما همیشه نیازی نیست که فرد هر مرحله را به صورت دستی انجام دهد. هوش مصنوعی و اتوماسیون گردش کار می‌توانند از وظایفی مانند جمع‌آوری اطلاعات مشتری، دسته‌بندی سوالات، به‌روزرسانی سوابق تماس، مسیریابی درخواست‌ها، ارسال تأییدیه‌ها و پاسخ به سؤالات متداول پشتیبانی کنند.
میزان زمانی که هر هفته صرف اقدامات کوچک می‌شود را در نظر بگیرید: کپی کردن اطلاعات از یک فرم به یک صفحه گسترده، پاسخ به درخواست ساعات کاری، تأیید قرار ملاقات یا یادآوری یک مشتری در مورد مراجعه بعدی. هر اقدام ممکن است فقط چند دقیقه طول بکشد، اما وقفه‌ها به سرعت افزایش می‌یابند. آنها همچنین تمرکز کارمند را از بین می‌برند و باعث می‌شوند کارهای پیچیده‌تر زمان بیشتری طول بکشند.
اتوماسیون می‌تواند اقدامات روتین را بر اساس قوانین و پاسخ‌های مشتری انجام دهد. به عنوان مثال، وقتی یک مشتری بالقوه فرم وب‌سایت را ارسال می‌کند، یک سیستم هوش مصنوعی می‌تواند درخواست را تأیید کند، جزئیات کلیدی را جمع‌آوری کند، به عضو تیم مربوطه اطلاع دهد و مراحل پیگیری را آغاز کند. سپس کارمند به جای یک پیام مبهم که نیاز به چندین تماس یا ایمیل پشت سر هم دارد، اطلاعات سازماندهی شده دریافت می‌کند.
ورود داده‌ها: جزئیات سرنخ‌ها را از فرم‌ها، چت، پیام‌های متنی و سایر کانال‌ها جمع‌آوری و سازماندهی کنید.
پشتیبانی از زمان‌بندی: زمان‌های موجود را به اشتراک بگذارید، تأییدیه‌ها را ارسال کنید و یادآوری‌های قرار ملاقات را صادر کنید.
پاسخ‌های اولیه به مشتریان: به سوالات متداول در مورد خدمات، ساعات کاری، حوزه‌های خدمات‌رسانی و مراحل بعدی، پاسخ‌های سریع ارائه دهید.
پیگیری وظایف: ارسال پیام‌های به‌موقع پس از استعلام، برآورد، قرار ملاقات یا تکمیل کار.
سازماندهی داخلی: درخواست‌ها را به شخص مناسب ارجاع دهید و موارد فوری را برای رسیدگی علامت‌گذاری کنید.
با کاهش کارهای دستی اداری، هوش مصنوعی می‌تواند به کارمندان کمک کند تا متمرکز بمانند و خطر از دست دادن جزئیات را کاهش دهند. این امر به ویژه برای مشاغل کوچک که در آنها یک نفر ممکن است مسئول ارتباط با مشتری و کارهای عملیاتی باشد، مفید است.
پاسخ سریع‌تر به سرنخ‌ها به کارمندان کمک می‌کند تا کار درست را در اولویت قرار دهند.
سرعت در تماس یک مشتری بالقوه با یک کسب و کار اهمیت دارد. افراد اغلب زمانی که اکنون به کمک نیاز دارند، به خصوص برای تعمیرات، خدمات منزل و قرارهای فوری، با آن تماس می‌گیرند. اگر تیم مشغول باشد و نتواند تا دیروقت پاسخ دهد، آن مشتری ممکن است با ارائه دهنده دیگری تماس بگیرد. هوش مصنوعی می‌تواند با پاسخ فوری، حتی زمانی که کارمندان در حال رانندگی، ملاقات با مشتریان یا کار کردن پس از ساعات کاری معمول هستند، بهره‌وری را بهبود بخشد.
یک دستیار هوش مصنوعی می‌تواند به یک سرنخ خوشامد بگوید، سوالات واجد شرایط مرتبط بپرسد، اطلاعات تماس را جمع‌آوری کند و نوع خدمات مورد نیاز را شناسایی کند. همچنین می‌تواند مراحل بعدی مفید را به اشتراک بگذارد یا گزینه‌های برنامه‌ریزی را در چارچوب قوانین تعیین‌شده توسط کسب‌وکار ارائه دهد. این بدان معنا نیست که هر مکالمه‌ای باید کاملاً خودکار باشد. در عوض، به این معنی است که کارمندان می‌توانند با زمینه‌ای مفید شروع کنند و زمان خود را بر فرصت‌های واجد شرایط و با اولویت بالا متمرکز کنند.
برای مثال، یک شرکت لوله‌کشی ممکن است پیام‌هایی در مورد نشتی لوله، درخواست قیمت برای بازسازی حمام و یک سوال در مورد صورتحساب دریافت کند. هوش مصنوعی می‌تواند به مرتب‌سازی این درخواست‌ها، علامت‌گذاری موارد اضطراری احتمالی، جمع‌آوری جزئیات برای برآورد هزینه و هدایت سوال در مورد صورتحساب به دفتر کمک کند. سپس تیم می‌تواند بدون بررسی دستی تک تک پیام‌ها، با سطح فوریت مناسب پاسخ دهد.
کارمندان هوش مصنوعی می‌توانند از این نوع تعامل همیشگی با مشتریان بالقوه از طریق وب، پیامک و سایر کانال‌های مشتری پشتیبانی کنند. وقتی در مورد خدمات و فرآیندهای یک کسب‌وکار آموزش ببینند، به ارائه پاسخ‌های سریع و حرفه‌ای کمک می‌کنند و در عین حال نقطه شروع واضح‌تری برای مکالمه بعدی به کارمندان می‌دهند.
برنامه‌ریزی بهتر، تأخیرها و ارتباطات متقابل را کاهش می‌دهد.
برنامه‌ریزی یکی از عوامل رایج کاهش بهره‌وری است. کارکنان ممکن است بخش زیادی از روز را صرف بررسی تقویم‌ها، پیشنهاد بازه‌های زمانی، تأیید مکان‌ها، تغییر زمان قرار ملاقات‌ها و ارسال یادآوری کنند. ابزارهای برنامه‌ریزی مبتنی بر هوش مصنوعی می‌توانند با بررسی در دسترس بودن، پیشنهاد زمان‌های مناسب و اطلاع‌رسانی خودکار به مشتریان، این وقفه‌ها را کاهش دهند.
فاصله زمانی کمتر در برنامه‌ریزی به معنای کمتر شدن قرارهای از دست رفته و صرف زمان کمتر برای حل سردرگمی‌های قابل اجتناب است. یادآوری‌های خودکار همچنین می‌توانند به مشتریان در آماده شدن برای ویزیت، ارائه اطلاعات دسترسی یا تأیید نیاز به قرار ملاقات کمک کنند. هنگامی که مشتری نیاز به برنامه‌ریزی مجدد دارد، سیستم می‌تواند به جای مجبور کردن کارمند به شروع مجدد کل فرآیند، او را از طریق گزینه‌های موجود راهنمایی کند.
این نوع پشتیبانی به کارمندان کنترل بیشتری بر روز خود می‌دهد. تکنسین‌ها می‌توانند زمان بیشتری را صرف انجام کار کنند، در حالی که کارکنان اداری می‌توانند بر استثنائات، نیازهای مشتری و برنامه‌ریزی تغییراتی که واقعاً به قضاوت انسانی نیاز دارند، تمرکز کنند. برنامه‌ریزی شفاف همچنین تجربه بهتری را برای مشتریانی ایجاد می‌کند که از به‌روزرسانی‌های به موقع و گزینه‌های رزرو ساده قدردانی می‌کنند.
هوش مصنوعی در صورت نیاز، اطلاعات مفیدی را در اختیار کارمندان قرار می‌دهد.
بهره‌وری فقط به سرعت مربوط نمی‌شود. بلکه به کمک به افراد برای تصمیم‌گیری آگاهانه بدون جستجو در ایمیل‌ها، یادداشت‌ها و نرم‌افزارهای غیرمتصل نیز مربوط می‌شود. هوش مصنوعی می‌تواند به سازماندهی اطلاعات حاصل از تعاملات مشتری کمک کند و الگوهای مفید را برجسته کند. کارمندان می‌توانند ببینند که مشتری چه پرسیده، چه پیام‌هایی ارسال شده، به چه خدماتی نیاز دارند و در کجای فرآیند رزرو یا پیگیری قرار دارند.
وقتی اطلاعات راحت‌تر پیدا شوند، تیم‌ها زمان کمتری را صرف تکرار سوالات یا جستجوی به‌روزرسانی‌ها می‌کنند. مشتری نباید مجبور باشد هر بار که با کسب‌وکار تماس می‌گیرد، وضعیت خود را از ابتدا توضیح دهد. یک سیستم هوش مصنوعی و مدیریت مشتری که به خوبی طراحی شده باشد، می‌تواند تاریخچه مکالمات را حفظ کرده و آن را در اختیار فرد مناسب قرار دهد.
هوش مصنوعی همچنین می‌تواند بینش‌های عملیاتی را آشکار کند. این امر می‌تواند به شناسایی سوالات متداول مشتریان، دلایل رایج عدم رزرو مشتریان بالقوه، دوره‌های شلوغ استعلام یا مراحل گردش کاری که باعث تأخیر می‌شوند، کمک کند. این بینش‌ها به رهبران اجازه می‌دهد تا فرآیندها را بر اساس فعالیت واقعی به جای حدس و گمان بهبود بخشند. به عنوان مثال، اگر بسیاری از مشتریان قبل از رزرو، سؤال مشابهی بپرسند، کسب‌وکار می‌تواند محتوای وب‌سایت خود را بهبود بخشد، فرآیند پذیرش خود را به‌روزرسانی کند یا یک پاسخ خودکار واضح‌تر اضافه کند.
وب‌سایت‌های هوشمند می‌توانند فعالیت بازدیدکنندگان را به فرصت‌های سازمان‌یافته تبدیل کنند
یک وب‌سایت تجاری می‌تواند نقش مهمی در بهره‌وری کارکنان داشته باشد. یک سایت استاتیک ممکن است اطلاعات تماس را نمایش دهد، اما اغلب کارکنان را مجبور می‌کند تا هر درخواست را به صورت دستی مرتب کنند. یک وب‌سایت هوشمند می‌تواند بازدیدکنندگان را به سمت خدمات مناسب هدایت کند، جزئیات مربوطه را ثبت کند و بلافاصله فرآیند پاسخگویی را آغاز کند.
وب‌سایت‌های هوشمند هوش مصنوعی به گونه‌ای طراحی شده‌اند که به عنوان ابزارهای فعال تعامل با مشتری عمل کنند، نه بروشورهای آنلاین ساده. ویژگی‌هایی مانند چت هوش مصنوعی، فرم‌های سرنخ، بینش‌های رفتاری و پیگیری خودکار می‌توانند به یک کسب‌وکار کمک کنند تا قبل از ورود کارمند، اطلاعات کامل‌تری را کسب کند. این بدان معناست که تیم، سرنخ‌های ناقص کمتری برای پیگیری و زمینه بیشتری برای هر مکالمه دارد.
برای صاحبان مشاغل و تیم‌های کوچک، این امر گردش کار قابل اعتمادتری ایجاد می‌کند. بازدیدکنندگان وب‌سایت می‌توانند در هر ساعتی پاسخ دریافت کنند و درخواست‌های خود را ارسال کنند، در حالی که کارمندان می‌توانند در صورت وجود، فرصت‌های سازمان‌یافته را بررسی کنند. همچنین به ایجاد اولین برداشت حرفه‌ای، حتی در دوره‌های اوج یا بعد از ساعات کاری، کمک می‌کند.
کارمندان می‌توانند روی کارهای انسانی و با ارزش بالا تمرکز کنند
قوی‌ترین مزیت بهره‌وری هوش مصنوعی این است که فضایی را برای افراد فراهم می‌کند تا کاری را که در آن بهترین هستند، انجام دهند. کارمندان هنوز برای همدلی، خدمات عملی، مذاکره، حل خلاقانه مسائل، کنترل کیفیت و تصمیم‌گیری‌های پیچیده ضروری هستند. هوش مصنوعی بخش‌های تکرارپذیر گردش کار را مدیریت می‌کند تا تیم بتواند توجه بیشتری به مسئولیت‌های با ارزش بالا داشته باشد.
برای یک پیمانکار، این ممکن است به معنای صرف زمان کمتر برای پاسخ به تماس‌های اولیه و زمان بیشتر برای تهیه برآوردهای دقیق باشد. برای یک مدیر دفتر، ممکن است به معنای کار کپی و پیست کمتر و زمان بیشتر برای کمک به مشتریان در درخواست‌های ویژه باشد. برای یک صاحب کسب و کار، ممکن است به معنای پیگیری‌های کمتر در اواخر شب و زمان بیشتر برای رهبری تیم، بهبود خدمات یا برنامه‌ریزی رشد باشد.
این تغییر همچنین می‌تواند روحیه کارکنان را بهبود بخشد. کارهای تکراری و وقفه‌های مداوم در ارسال پیام می‌تواند ناامیدکننده باشد، به خصوص زمانی که کارکنان می‌دانند وظایف مهم‌تری در انتظار آنهاست. اتوماسیون واضح و حمایتی می‌تواند این فشار را بدون حذف دخالت انسان در جایی که بیشترین اهمیت را دارد، کاهش دهد.
چگونه هوش مصنوعی را بدون ایجاد اختلال در تیم خود معرفی کنیم؟
هوش مصنوعی زمانی بهترین عملکرد را دارد که با اهداف روشن و فرآیندهای ساده معرفی شود. با شناسایی یک یا دو گلوگاه تکرارشونده شروع کنید. این موارد ممکن است شامل تماس‌های از دست رفته، پاسخ آهسته به سرنخ‌ها، یادآوری قرار ملاقات‌ها، پیگیری تخمین یا پیام‌های پراکنده مشتری باشد. یک گردش کار را انتخاب کنید که اندازه‌گیری آن آسان باشد، سپس پیگیری کنید که آیا هوش مصنوعی زمان پاسخگویی را کاهش می‌دهد، در ساعات کاری کارکنان صرفه‌جویی می‌کند، قرارهای رزرو شده را افزایش می‌دهد یا رضایت مشتری را بهبود می‌بخشد.
فرآیند فعلی را ترسیم کنید: مشخص کنید که درخواست‌ها از کجا می‌رسند، چه کسی پاسخ می‌دهد و تأخیرها کجا اتفاق می‌افتند.
مرزهای مشخصی تعیین کنید: تصمیم بگیرید که هوش مصنوعی به کدام سوالات می‌تواند پاسخ دهد و چه زمانی یک فرد باید این مسئولیت را بر عهده بگیرد.
اطلاعات را دقیق نگه دارید: جزئیات خدمات، سیاست‌ها، ساعات کاری و قوانین زمان‌بندی فعلی را ارائه دهید.
تیم را آموزش دهید: به کارمندان نشان دهید که سیستم چگونه از کار آنها پشتیبانی می‌کند و چگونه می‌توانند با استثنائات برخورد کنند.
نتایج را مرتباً بررسی کنید: کیفیت پاسخ، نرخ تبدیل، فرصت‌های از دست رفته و بازخورد مشتری را زیر نظر داشته باشید.
مهم است که با هوش مصنوعی به عنوان یک دستیار کاربردی رفتار کنید، نه ابزاری که فقط کافی است آن را تنظیم کنید و بعد فراموشش کنید. مکالمات را مرور کنید، پاسخ‌ها را اصلاح کنید و گردش‌های کاری را با تغییرات کسب‌وکار به‌روزرسانی کنید. هدف، پشتیبانی قابل اعتمادی است که با نحوه‌ی کار فعلی تیم شما مطابقت داشته باشد.
اندازه‌گیری تأثیر بهره‌وری هوش مصنوعی
کسب‌وکارها باید بهره‌وری هوش مصنوعی را از طریق نتایجی که برای عملیاتشان مهم است، اندازه‌گیری کنند. معیارهای مفید شامل میانگین زمان پاسخگویی به سرنخ‌ها، تعداد درخواست‌های رسیدگی شده، قرارهای رزرو شده، نرخ عدم حضور، تکمیل پیگیری‌ها، زمان صرف شده برای امور اداری و رضایت مشتری است. این اعداد را قبل و بعد از پیاده‌سازی مقایسه کنید تا ببینید سیستم در کجا بیشترین ارزش را ایجاد می‌کند.
هوش مصنوعی با حذف اصطکاک از کار روزانه، به مشتریان کمک می‌کند تا پاسخ‌های سریع‌تری دریافت کنند و اطلاعات و زمان لازم برای انجام کار عالی را در اختیار کارکنان قرار می‌دهد، بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد. برای کسب‌وکارهای خدماتی، نتیجه می‌تواند عملیاتی سازمان‌یافته‌تر، فرصت‌های از دست رفته کمتر و تیمی باشد که می‌تواند به جای مدیریت وظایف تکراری، بر خدمت‌رسانی به مشتریان تمرکز کند.
کاهش زمان صرف شده برای کارهای تکراری
بسیاری از وظایف اداری بدون اینکه لزوماً ساده باشند، تکراری هستند. کارمندان ممکن است بارها و بارها ایمیل‌ها را پیش‌نویس کنند، جلسات را خلاصه کنند، اطلاعیه‌ها را بازنویسی کنند، یادداشت‌ها را سازماندهی کنند یا نسخه‌های مختلفی از یک سند را ایجاد کنند.
دستورالعمل‌های هوش مصنوعی می‌توانند این فعالیت‌های تکراری را به گردش‌های کاری ساختاریافته تبدیل کنند.
برای مثال، یک کارمند منابع انسانی ممکن است از یک ابزار هوش مصنوعی بخواهد که:
خلاصه کردن یادداشت‌های مصاحبه
پیش‌نویس اولیه شرح شغل را تهیه کنید
اطلاعات مربوط به سیاست‌ها را به زبانی قابل فهم برای کارمندان تبدیل کنید
سوالات مصاحبه را برای یک نقش خاص آماده کنید
بازخوردها را در قالب موضوعات مشترک سازماندهی کنید
کارمند همچنان نیاز دارد که نتیجه را بررسی کند، به خصوص زمانی که اطلاعات حساس یا مهم هستند. با این حال، شروع با یک پیش‌نویس مفید می‌تواند به طور قابل توجهی سریع‌تر از شروع از یک سند خالی باشد.
کمک به کارمندان برای پردازش سریع‌تر اطلاعات
حجم زیاد اطلاعات به خودی خود یک مشکل بهره‌وری است. یک کارمند ممکن است یک رشته ایمیل طولانی، متن جلسات، سند تحقیقاتی یا مجموعه‌ای از نظرات مشتریان دریافت کند و نیاز داشته باشد نکات مهم را به سرعت شناسایی کند.
یک دستورالعمل می‌تواند وظیفه را مشخص‌تر کند:
«این نظرات مشتریان را در پنج مشکل پرتکرار خلاصه کنید. برای هر مشکل، توضیح دهید که فقط بر اساس نظرات ارائه شده، چند بار تکرار می‌شود و یک مثال کوتاه نیز ارائه دهید.»
این مفیدتر از درخواست «خلاصه» است، زیرا به هوش مصنوعی می‌گوید چه اطلاعاتی مهم است.
سپس کارمند می‌تواند مطالب اصلی را بررسی کرده و یافته‌های مهم را تأیید کند، نه اینکه قبل از دانستن محل تمرکز، تک تک خطوط را به صورت دستی مرتب کند.
بهبود ارتباطات در محل کار
نوشتن می‌تواند مقدار شگفت‌آوری از زمان کاری را به خود اختصاص دهد، به خصوص زمانی که کارمندان نیاز به تنظیم پیام یکسان برای مخاطبان مختلف دارند. پیام‌های هوش مصنوعی می‌توانند به کارمندان کمک کنند تا پیش‌نویس‌های اولیه موارد زیر را تهیه کنند:
اطلاعیه‌های داخلی
ایمیل‌های مشتریان
به‌روزرسانی‌های پروژه
دستور جلسات
پیام‌های پیگیری
مواد آموزشی
خلاصه‌های اجرایی
نکته‌ی کلیدی این است که هدف ارتباطی را توصیف کنید، نه اینکه صرفاً از هوش مصنوعی بخواهید «آن را حرفه‌ای کند».
برای مثال:
«این به‌روزرسانی را برای مدیران ارشد بازنویسی کنید. آن را زیر ۲۰۰ کلمه نگه دارید، روی وضعیت فعلی و ریسک‌های پروژه تمرکز کنید و با دو تصمیمی که نیاز به تأیید مدیریت دارند، پایان دهید.»
کارمند همچنان مسئول دقت و قضاوت است، اما هوش مصنوعی می‌تواند بخش زیادی از متن‌بندی و سازماندهی اولیه را انجام دهد.
ایجاد پاسخ‌های یکپارچه‌تر هوش مصنوعی
کارمندان مختلف ممکن است به روش‌های کاملاً متفاوتی به یک وظیفه تکراری بپردازند. این می‌تواند خروجی محل کار را متناقض کند.
دستورالعمل‌های قابل استفاده مجدد می‌توانند یک ساختار اساسی ارائه دهند.
یک تیم خدمات مشتری را در نظر بگیرید که نیاز به خلاصه کردن تیکت‌های پشتیبانی دارد. یک درخواست مشترک ممکن است به هوش مصنوعی دستور دهد تا موارد زیر را شناسایی کند:
مسئله اصلی مشتری
فوریت درخواست
عیب‌یابی قبلی
مرحله بعدی توصیه شده
هر گونه اطلاعاتی که هنوز مورد نیاز است
به جای اینکه هر کارمند رویکرد متفاوتی ابداع کند، تیم یک چارچوب تکرارپذیر دارد.
این یکی از دلایلی است که کسب‌وکارها باید در کنار ابزارهای هوش مصنوعی، به سواد هوش مصنوعی نیز فکر کنند. کارمندان می‌توانند سواد هوش مصنوعی را از طریق بیاموزند ، به این صورت که بفهمند چگونه دستورالعمل‌های مفید ارائه دهند، پاسخ‌ها را ارزیابی کنند و تشخیص دهند که چه زمانی نباید به پاسخ تولید شده توسط هوش مصنوعی بدون تأیید بیشتر اعتماد کرد. منابع متمرکز بر مهارت‌های عملی هوش مصنوعی و فناوری نیز می‌توانند از کارمندانی که در حال توسعه این قابلیت‌ها هستند، پشتیبانی کنند.
پشتیبانی از تحقیقات سریع‌تر و طوفان فکری
هوش مصنوعی همچنین می‌تواند به کارمندان کمک کند تا مشکل صفحه خالی را پشت سر بگذارند. فرض کنید یک کارمند بازاریابی برای یک کمپین به ایده نیاز دارد.
به جای پرسیدن:
«ایده‌های بازاریابی به من بدهید.»
یک پیشنهاد قوی‌تر می‌تواند این باشد:
«۱۰ مفهوم کمپین برای یک شرکت نرم‌افزاری که کسب‌وکارهای کوچک را هدف قرار می‌دهد، ایجاد کنید. به جای تخفیف‌ها، روی محتوای آموزشی تمرکز کنید. برای هر مفهوم، یک عنوان، پیام اصلی و قالب محتوای پیشنهادی ارائه دهید.»
اکنون کارمند مجموعه‌ای از نقاط شروع دارد که می‌تواند ارزیابی و توسعه یابد.
این به این معنی نیست که هر ایده تولید شده خوب است. در واقع، قضاوت انسانی به ویژه در طول طوفان فکری اهمیت پیدا می‌کند زیرا هوش مصنوعی می‌تواند ایده‌هایی تولید کند که به نظر قابل قبول می‌آیند اما فاقد اصالت، امکان‌سنجی یا دانش از مشتریان واقعی شرکت هستند.
تبدیل وظایف پیچیده به مراحل کوچک‌تر
برخی از درخواست‌های کاری بسیار گسترده هستند و نمی‌توان آنها را در یک دستورالعمل به طور مؤثر مدیریت کرد.
به جای درخواست از یک سیستم هوش مصنوعی برای «ایجاد یک استراتژی تجاری»، کارمندان می‌توانند این کار را به مراحل زیر تقسیم کنند:
هدف کسب و کار را مشخص کنید.
اطلاعات موجود را تجزیه و تحلیل کنید.
مشکلات یا فرصت‌های بالقوه را شناسایی کنید.
رویکردهای ممکن را ایجاد کنید.
رویکردها را با معیارهای تعریف‌شده مقایسه کنید.
رویکرد انتخاب شده را به یک برنامه عملیاتی تبدیل کنید.
این رویکرد، بررسی کار را آسان‌تر می‌کند. اگر مشکلی پیش بیاید، کارمندان می‌توانند به جای دور انداختن کل خروجی، تشخیص دهند که کدام مرحله نیاز به اصلاح دارد.
صرفه‌جویی در زمان بدون حذف نظارت انسانی
یک تمایز مهم بین بهره‌وری و صرفاً تولید محتوای بیشتر تولید شده توسط هوش مصنوعی وجود دارد .
کارمندی که هر پاسخ هوش مصنوعی را بدون بررسی می‌پذیرد، ممکن است سریع کار کند اما مشکلات جدیدی ایجاد می‌کند. سیستم‌های هوش مصنوعی می‌توانند زمینه را اشتباه درک کنند، اشتباهات واقعی مرتکب شوند، دستورالعمل‌ها را اشتباه تفسیر کنند یا اطلاعات نامشخص را با اطمینان ارائه دهند.
برای استفاده در محل کار، کارمندان معمولاً باید:
حقایق مهم را تأیید کنید.
محاسبات و داده‌ها را مرور کنید.
نام‌ها، تاریخ‌ها و ارقام را بررسی کنید.
ادعاهای بدون پشتوانه را حذف کنید.
از اطلاعات محرمانه محافظت کنید.
قضاوت حرفه‌ای و سازمانی را به کار بگیرید.
هوش مصنوعی باید تلاش‌های غیرضروری را کاهش دهد، نه اینکه مسئولیت را از بین ببرد.
کارمندان چگونه می‌توانند دستورالعمل‌های بهره‌وری بهتری بنویسند؟
یک ساختار عملی برای اعلان سریع این است که
وظیفه + زمینه + مخاطب + محدودیت‌ها + فرمت خروجی
برای مثال:
«برای تیم محصول داخلی ما، یک به‌روزرسانی هفتگی پروژه ایجاد کنید. از یادداشت‌های زیر به عنوان تنها منبع اطلاعات استفاده کنید. کارهای تکمیل‌شده، موانع فعلی و اولویت‌های هفته آینده را برجسته کنید. آن را زیر ۳۰۰ کلمه نگه دارید و از نکات برجسته و واضح استفاده کنید.»
این قالب به این دلیل کار می‌کند که کارمند تعریف کرده است که هوش مصنوعی چه کاری باید انجام دهد و یک پاسخ موفق چگونه باید باشد. با گذشت زمان، تیم‌ها می‌توانند کتابخانه‌های دستورالعمل برای وظایف تکراری ایجاد کنند. این کتابخانه‌ها نیازی به پیچیده بودن ندارند. حتی مجموعه‌ای از دستورالعمل‌های آزمایش‌شده برای ایمیل‌ها، خلاصه جلسات، تحقیقات، پشتیبانی مشتری و گزارش‌دهی می‌تواند کارمندان را از بازنویسی مکرر دستورالعمل‌های یکسان نجات دهد.
نکات پایانی
دستورالعمل‌های هوش مصنوعی می‌توانند بهره‌وری کارکنان را بهبود بخشند، زیرا به تبدیل درخواست‌های گسترده به وظایف خاص و ساختاریافته کمک می‌کنند. به جای اینکه با هوش مصنوعی به عنوان ابزاری که به طرز جادویی کار نهایی را تولید می‌کند، رفتار شود، کارکنان می‌توانند از آن به عنوان یک دستیار عملی برای تهیه پیش‌نویس، سازماندهی، تجزیه و تحلیل و پالایش اطلاعات استفاده کنند. بزرگترین دستاوردها اغلب از وظایف عادی محل کار به جای موارد استفاده چشمگیر حاصل می‌شود.
یک ایمیل واضح‌تر، خلاصه جلسه سریع‌تر، گزارش سازماندهی‌شده‌تر یا یک پیش‌نویس اولیه مفید، هر کدام می‌توانند چند دقیقه صرفه‌جویی کنند. در یک تیم، این پیشرفت‌های کوچک می‌توانند جمع شوند. هدف این نیست که کارمندان متفکر را با دستورالعمل‌های بهتر جایگزین کنیم. هدف این است که به آن کارمندان ابزارهای بهتری برای گذراندن وقت خود در کارهایی که نیاز به قضاوت، خلاقیت، ارتباط و تصمیم‌گیری دارند، بدهیم.
سوالات متداول
چگونه هوش مصنوعی بهره‌وری کارکنان را بهبود می‌بخشد؟
دستورالعمل‌های هوش مصنوعی با ارائه روشی سریع‌تر به کارکنان برای انجام وظایفی مانند تهیه پیش‌نویس، خلاصه‌سازی، سازماندهی، طوفان فکری و بازنویسی، بهره‌وری را بهبود می‌بخشند. دستورالعمل‌های واضح‌تر عموماً خروجی‌های مفیدتری تولید می‌کنند و ویرایش‌های غیرضروری را کاهش می‌دهند.
یک کارمند باید چه مواردی را در درخواست هوش مصنوعی خود لحاظ کند؟
کارمندان معمولاً باید وظیفه، زمینه مرتبط، مخاطب مورد نظر، محدودیت‌های مهم و قالب خروجی ترجیحی را در نظر بگیرند. هر درخواستی به هر پنج مورد نیاز ندارد، اما وظایف مهم از دستورالعمل‌های واضح سود می‌برند.
آیا هوش مصنوعی می‌تواند وظایف کارمندان را کاملاً خودکار کند؟
برخی از وظایف تکراری می‌توانند به شدت پشتیبانی شوند یا تا حدی خودکار شوند، اما خودکارسازی کامل برای هر موقعیتی مناسب نیست. بررسی انسانی زمانی که وظایف شامل اطلاعات حساس، تصمیمات مهم، دقت در حقایق یا پاسخگویی سازمانی باشند، همچنان مهم است.
آیا پیام‌های هوش مصنوعی طولانی‌تر مؤثرتر هستند؟
نه لزوماً. یک درخواست طولانی زمانی مفید است که زمینه مرتبط یا الزامات دقیقی را ارائه دهد. دستورالعمل‌های اضافی که به کار کمکی نمی‌کنند، می‌توانند درخواست را بی‌جهت پیچیده کنند.
شرکت‌ها چگونه می‌توانند به کارمندان در یادگیری روش‌های مؤثرِ تشویق و ترغیب کمک کنند؟
شرکت‌ها می‌توانند آموزش‌های عملی ارائه دهند، نمونه‌هایی برای گردش‌های کاری رایج ایجاد کنند، دستورالعمل‌هایی برای استفاده مسئولانه از هوش مصنوعی وضع کنند و کارمندان را تشویق کنند تا دستورالعمل‌ها را بر اساس نتایج واقعی بررسی و اصلاح کنند. آموزش نحوه ارزیابی خروجی هوش مصنوعی به کارمندان به همان اندازه آموزش نحوه نوشتن دستورالعمل‌ها مهم است.
